UNITS

ADMISSION, RECORD & PROMOTION

INTRODUCTION

In line with the objective of the university to achieve the world class status, the Academic Affairs Department has established several units with specific tasks and purposes. One of the most important unit in the Academic Affairs Department is Admission, Record & Promotion Unit which plays important role in ensuring the smooth running of new students’ admission, monitoring of students’ record and managing academic promotion activities within the country.

FUNCTIONS

1.    To administer the procedures of full time students’ admission, mobility, dual degree for both local and international.
2. To manage and participate in promotion programmes/ local and international outreach programmes.
3. Secretariat of:
  i)     Admission Committee Meeting
  ii)    New students academic registration
4. To Manage and Coordinate: 
  i)     Change of programme
  ii)    Change of university request
  iii)   Change of Mode of Study request
  iv)   Defer Registration of admission
5. To coordinate the administration procedures and financial regulations with regard to the Admission, Record and Promotion Unit.

 

 

ADMINISTRATIVE

PENGENALAN

Bahagian Pentadbiran merupakan bahagian di Jabatan Hal Ehwal Akademik, Universiti Utara Malaysia yang bertanggungjawab dalam urusan pentadbiran am dan kewangan. Bahagian ini diketuai oleh seorang Penolong Pengarah, seorang Penolong Pegawai Tadbir dan empat orang Pembantu Tadbir Perkeranian/Operasi (P/O) yang mempunyai pengkhususan tugas masing-masing seperti berikut:

  1. Urusan Mesyuarat Jawatankuasa Seminar Universiti
  2. Urusan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Jabatan
  3. Urusan Mesyurat Eksekutif Jabatan
  4. Urusan Kewangan Jabatan dan kewangan umum universiti vot konvokesyen dan promosi
  5. Urusan Perkhidmatan dan Latihan Kakitangan
  6. Urusan Kualiti Jabatan
  7. Urusan Aset dan Inventori 
  8. Urusan Pengurusan Stor
  9. Urusan Pengurusan Fail dan Rekod
  10. Urusan Pentadbiran Am

FUNGSI

  1. Urusetia kepada Mesyuarat Senat, Mesyuarat Eksekutif Jabatan, Mesyuarat Jawatankuasa Seminar Universiti dan Mesyurat Jawatankuasa Kualiti Jabatan.
  2. Urusan dokumen ISO Jabatan.
  3. Urusan kelulusan Jawatankuasa Pendidikan Tinggi (KPM).
  4. Urusan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), senarai tugas kakitangan dan carta organisasi Jabatan.
  5. Memantau keperluan latihan kakitangan.
  6. Mengendalikan Sistem Pengurusan Fail.
  7. Mengendalikan rekod cuti dan kehadiran kakitangan.
  8. Mengendalikan pengurusan aset, inventori dan stok.
  9. Mengurus hal ehwal kewangan seperti belanjawan, perolehan, bayaran, tuntutan perjalanan dan panjar wang runcit. 
  10. Memantau hal ehwal berkaitan perkhidmatan seperti perkhidmatan kaunter, pertanyaan, cadangan dan aduan pelanggan.
  11. Mengendalikan pelaksanaan 5S di Jabatan.
  12. Urusan mengemas kini laman Web Jabatan.

LECTURING

INTRODUCTION

The Lecture Unit regulates and manages the affairs of scheduling and courses offered to the students of Universiti Utara Malaysia. The unit is headed by an Assistant Registrar and assisted by six Administrative Assistants (Clerical/Operation), who are always available to help students with lecture-related issues.
 
FUNCTIONS

The Lecture Unit is responsible for handling all matters related to UUM students lecture which include the following:

  1. Set the lecture scheduling timetable of students every semester.
  2. Handle matters related to add / drop of courses for students.
  3. Handle matters related to the registration of students every semester.
  4. Handle matters related to courses offered by School of Studies.
  5. Handle matters related to credit transfer request by students.
  6. Handle matters related to course withdrawal.
  7. Handle matters related to course registration and changes involving students under the mobility programme.
  8. Manage the registration and course offerings for the intersession semester.

 

CONVOCATION

PENGENALAN

Unit Pengijazahan merupakan unit yang bertanggungjawab dalam menguruskan pengijazahan pelajar-pelajar UUM. Unit ini diketuai oleh seorang Penolong Pendaftar dan dibantu tiga (3) orang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) yang mempunyai pengkhususan tugas masing-masing iaitu:-

  1. Semakan Pengijazahan yang melibatkan penyelarasan semakan sebanyak 40 program pengajian bersama-sama dengan 16 buah Pusat Pengajian di UUM.
  2. Urusan Cetakan Transkrip Akademik Sementara dan Surat Jangka Tamat.
  3. Urusan Cetakan Surat Tamat Pengajian serta Skrol serta Pengesahan Tamat Pengajian.
  4. Urusan Pentadbiran dan Hal Ehwal Mesyuarat

FUNGSI

Unit ini merupakan penggerak utama universiti dan bertanggungjawab dalam pengurusan data pengijazahan bagi tujuan pengesahan senarai pelajar yang layak bergraduat serta semua urusan yang berkaitan dengan perkhidmatan/aktiviti pengijazahan pelajar.
Skop: Data pengijazahan pelajar, pengesahan graduan, menyelaras senarai penerima anugerah
Tugas-tugas Unit Senat dan Pengijazahan:

  1. Menyelaras dan menyemak data pelajar yang layak bergraduat bersama dengan pihak Pusat Pengajian khususnya Pelajar Sarjana Muda.
  2. Mengendalikan bengkel bersama Pusat Pengajian bagi menyemak mengeluarkan senarai pelajar Sarjana Muda yang jangka tamat dan layak bergraduat.
  3. Menyelaras dengan Bahagian Pengajian Siswazah dan Antarabangsa, JHEA berkaitan senarai graduan Pasca Siswazah yang layak bergraduat.
  4. Penyediaan maklumat, senarai graduan dan kategori penganugerahan.
  5. Berhubung dengan penyumbang/penerima anugerah.
  6. Membuat pengesahan graduan UUM.
  7. Menguruskan cetakan skrol dan transkrip graduan.
  8. Penyelarasan Pengijazahan.
  9. Pengesahan status Layak Dianugerahkan Ijazah (LDI).
  10. Cetakan dan Penyediaan Transkrip Rasmi dan Skrol Ijazah.
  11. Penyerahan Transkrip Rasmi dan Skrol Ijazah.
  12. Penyediaan, Percetakan dan penyerahan Surat Tamat Pengajian, Transkrip Sementara, Transkrip Akademik Rasmi dan skrol ijazah.
  13. Urus setia pengijazahan bagi Majlis Konvokesyen.
  14. Rekod dan maklumat penganugerahan pelajar.
  15. Aktiviti penyediaan/pengeluaran transkrip dan skrol.
  16. Urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Perancangan Akademik.
  17. Urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Ijazah Kehormat.
  18. Urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Hadiah Universiti.
  19. Urus setia Mesyuarat Jawtankuasa Pelaksana Konvokesyen.
  20. Urus setia Mesyuarat Bersama Marshal Graduan.
  21. Urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Pengijazahan.
  22. Urus setia semakan pengijazahan.
  23. Urus setia Pemprosesan Sijil Ijazah dan Transkrip Akademik.
  24. Urus setia Penyediaan Surat Tamat Pengajian dan Transkrip Akademik Sementara.
  25. Urus setia Majlis Konvokesyen UUM.
  26. Urusan Pentadbiran Unit.
  27. Menyediakan laporan lengkap pencapaian pelajar bergraduat setiap kohort bagi tujuan laporan penuh pencapaian Objektif Kualiti Universiti.
  28. Menyediakan laporan dan mengenalpasti penambahbaikan dari masa ke semasa.
  29. Help Desk Unit.

EXAMINATION

INTRODUCTION

The Examinations Unit is a unit in the Academic Affairs Department (JHEA) responsible for all aspects of student examinations. This unit is headed by an Assistant Registrar and assisted by an Assistant Administrative Officer, four Administrative Assistants (Clerical/Operations) and two Assistant Publication Officers.

Examination Unit is an important unit and responsible in managing student examinations as well as all matters pertaining to their marks and grades also their result before they graduate.

FUNCTIONS

The following are the activities in this unit: -

  • Managing examinations to students for every semester.
  • Managing student’s grades and marks.
  • Examinations Committee Meeting and announcement of examination results every semester.
  • Managing matters related to academic dishonesty conduct.
  • Managing the printing, packaging and distribution of exam questions.
  • OMR scanning arrangements.

 

 

 

GRADUATE STUDIES & INTERNATIONAL

FUNGSI

  1. Menjadi pusat rujukan hal-hal berkaitan program pascasiswazah
  2. Menyelaras aktiviti akademik program pascasiswazah
  3. Menguruskan penyediaan/penyenggaraan sisten GAIS
  4. Mengurus dan menyelaras aktiviti promosi program pascasiswazah
  5. Mengurus dan menyelaras hal berkaitan Konvokesyen pelajar pascasiswazah
  6. Sekretariat Biasiswa Pascasiswazah UUM dan Biasiswa Naib Canselor
  7. Sekretariat Mesyuarat Jawatankuasa Ijazah Lanjutan UUM

Connect with us

Academic Affairs Department,
Universiti Utara Malaysia, 06010 UUM Sintok, Kedah Darul Aman, MALAYSIA

Staff Directory

Graduate Studies and International Unit

  • dummy+604 928 3308  dummy+604 928 3306  dummy ups@uum.edu.my

© HAKCIPTA TERPELIHARA HEA UUM 2019

Search